Deel deze pagina:

Onze eerdere info m.b.t. de GDPR-regelgeving die vanaf 25 mei 2018 geïmplementeerd wordt zal jullie vast niet zijn ontgaan.

De voorbije maanden werd uiteraard niet stilgezeten :

  • Het Dynamo Project voorzag standaard ondersteuningtools op maat van de sportclub (raadpleeg laatste versie mits inlog).
  • In samenwerking met enkele vrijwilligers die de opleiding GDPR hebben gevolgd werd bijkomend een verdere uitwerking van tool 3 (gegevensregister) en tool 4 (privacyverklaring) op maat van de judoclub te voorzien.
  • Onze tool 3 fungeerde als piloottool ter nazicht voor het Dynamo Project en een onafhankelijk extern GDPR-expert. De tool werd goed bevonden, doch wij geven graag expliciet mee dat elke club de oefening voor haar werking per tabblad zal dienen te overlopen. Niet elke club heeft een 100% gelijke werking waarbij zaken eventueel nog aangevuld of verwijderd zullen dienen te worden. De in het voorbeeld opgenomen clubbenaming is uiteraard een fictief voorbeeld. Check tevens de bewaartermijnen die voor elke club anders kunnen liggen.
  • Tabblad ledenregistratie : de onderdelen m.b.t. de gegevens die door de club aan de Vlaamse Judofederatie worden overgemaakt, kunnen in geval dat de club opteert om zelf de gegevens niet extra apart en/of langer bij te houden integraal worden overgenomen. Zelf hebben wij voorlopig de maximale bewaartermijn voor ledengegevens op 20 jaar na lidmaatschap bepaald.  Wij zijn van mening dat deze termijn genoodzaakt is in het kader van huldigingen, kyugraadregistratie. Hou er rekening mee dat er de komende weken en maanden nog verdere aanpassingen zullen kunnen gebeuren m.b.t. bepaalde onderdelen van het register. In voorkomend geval zullen wij dit zeker verder communiceren.
  • BELANGRIJKE INFO : Door het gebruik van onze ondersteuningstools gegevensregister en privacyverklaring op maat van de judoclub verklaart de gebruiker zich akkoord met volgende disclaimer:

De Vlaamse Judofederatie vzw maakte dit model van register en privacyverklaring op zodat haar aangesloten leden-clubs alle verwerkingsactiviteiten en aanverwante verplichte vermeldingen m.b.t. de persoonsgegevens van hun leden kunnen opnemen en informeren, zoals voorgeschreven  in artikel 30 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR).

Het model bevat een eerste basisinvulling, om de aangesloten leden-clubs op weg te zetten. De Vlaamse Judofederatie vzw kan echter geen garanties bieden naar de volledigheid of de juistheid van de inhoud van dit register en privacyverklaring toe, daar die afhankelijk is van elke specifieke situatie. De club die deze modellen gebruikt is verantwoordelijk voor de verdere uitwerking, aanvulling en aanpassing ervan op maat van de club.

De Vlaamse Judofederatie vzw  is niet aansprakelijk in geval van beroep of schade als gevolg van het gebruik van onderstaande ondersteuningstools :

Open voorbeeld gegevensregister op maat van de judoclub  (door rechtermuisklik - doel/koppeling opslaan als en hierna op te slaan op de PC

KLIK HIERNA OP BEWERKEN INSCHAKELEN

Open voorbeeld privacyverklaring op maat van de judoclub

Hou er rekening mee dat er de komende weken en maanden nog verdere aanpassingen zullen kunnen gebeuren m.b.t. bepaalde onderdelen van het register. In voorkomend geval zullen wij dit zeker verder communiceren.

  • Twijfel je toch nog steeds na gebruik van onze tool en je eigen aanvullingen? Na de eigen verwerking is er de bijkomende mogelijkheid om de tool ter nazicht voor te leggen aan het Dynamo Project tegen betaling : meer inhoudelijke input over de begeleiding
  • De VJF is heden bezig met de afronding van de privacyverklaring. Deze zal na nazicht door experten tevens beschikbaar worden gesteld.
  • Gezien er nog heel wat vragen rijzen rond tool 5, de verwerkersovereenkomst, bekijkt onze koepelorganisatie VSF de verdere mogelijkheid tot het opnieuw bundelen van de kracht van enkele sportfederaties om op die manier onze gemeenschappelijke ervaring en bevindingen te delen. Op die manier hopen wij de administratieve last van onze clubs zo laag mogelijk te kunnen houden. Meer hierover volgt van zodra de nodige duidelijkheid omtrent deze materie.
  • Het Dynamo Project gaat de komende weken in kaart brengen welke grote gegevensverwerkers GDPR-compliant zijn, zodat je sportclub dat niet hoeft uit te pluizen :  lees volledige info
  • Wij adviseren elke club hoe dan ook om een clubverantwoordelijke af te vaardigen naar een bijscholing GDPR.

Lees het volledige verloop van de GDPR-voorbereidingen VJF

Sponsors

Sponsors