Deel deze pagina:

Vanaf 25/05/2018 is de GDPR officieel van kracht, maar dat wil niet zeggen dat de wereld plots stopt met draaien. Je bent zeker niet de enige club die nog niet op-en-top-GDPR-proof is en dat is maar meer dan normaal. Het in kaart brengen van de materie en het ondernemen van de hierna genoodzaakte verdere acties vergt de nodige tijd. Vaak rijzen ook nog vele vraagstukken waar ook wij als koepel trachten de voor ons reeds duidelijk beschikbare info steeds zo snel mogelijk te delen.

Wat wel uitermate belangrijk is, is dat privacy een constant aandachtspunt blijft in het VJF-beleid alsook in het beleid van de bij haar aangesloten leden-clubs.

De voorbije maanden werd reeds intensief werk geleverd om de VJF samen met haar aangesloten leden-clubs GDPR-compliant te maken.

Deze oefening doorliep dan ook alle verschillende fases die nodig zijn :

  • De VJF startte een bewustmakingsproces en bood haar personeel en leden-clubs de nodige kansen tot het volgen van infosessies m.b.t. de GDPR-regelgeving.
  • De VJF werkte nauw samen met het Dynamo Project bij de voorbereiding van de standaard ondersteuningtools op maat van de sportclub.  Teneinde de administratieve belasting voor de leden-clubs te minimaliseren werd in nauwe samenwerking met enkele vrijwilligers die de opleiding GDPR volgden bijkomend voorzien in een verdere uitwerking van tool 3 (gegevensregister) en tool 4 (privacyverklaring) op maat van de judoclub. Onze tool fungeerden als piloottool ter nazicht voor het Dynamo Project en een onafhankelijk extern GDPR-expert.
  • De leden-clubs werden via verdere berichtgeving op onze website en via nieuwsbrieven geïnformeerd inzake het belang om met behulp van de aangereikte tools de eigen oefening in de club zelf af te ronden.   

Hoe te werk gaan?

  1. Open de ondersteuningstool gegevensregister :

Open de tool (door rechtermuisklik - koppeling (doel) opslaan als en hierna op te slaan op de PC

KLIK HIERNA OP BEWERKEN INSCHAKELEN

  1. Algemeen :
  • Wij adviseren elke club hoe dan ook om een clubverantwoordelijke af te vaardigen naar een bijscholing GDPR.
  • Respecteer een aantal basisregels binnen de club :
    • vraag steeds enkel de gegevens die je echt nodig hebt
    • duid binnen de club een beperkt aantal personen aan die persoonsgegevens delen en sensibiliseer deze mensen omtrent het correct omgaan hiermee
    • zorg steeds voor expliciete toestemming van personen als je de gegevens aan een derde doorgeeft en maak ook de nodige afspraken met derden (doorgave aan VJF vangen wij op in onze reglementen - zie verder)
    • Sla de gegevens steeds op op een veilige manier (afgesloten kast, gebruik van paswoorden, encryptatie, beveiliging sticks, ...)
  • Door het gebruik van de ondersteuningstool gegevensregister verklaart de gebruiker zich akkoord met volgende disclaimer die in de tool werd opgenomen :
    De Vlaamse Judofederatie vzw maakte dit model van register op zodat haar aangesloten leden-clubs alle verwerkingsactiviteiten en aanverwante verplichte vermeldingen m.b.t. de persoonsgegevens van hun leden kunnen opnemen, zoals voorgeschreven  in artikel 30 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR).
    Het model bevat een eerste basisinvulling, om de aangesloten leden-clubs op weg te zetten.DE Vlaamse Judofederatie vzw kan echter geen garanties bieden naar de volledigheid of de juistheid van de inhoud van dit register toe, daar die afhankelijk is van elke specifieke situatie. De club die dit model gebruikt is verantwoordelijk voor de verdere uitwerking, aanvulling en aanpassing ervan op maat van de club.
    De Vlaamse Judofederatie vzw  is niet aansprakelijk in geval van beroep of schade als gevolg van het gebruik van dit register.
  • Niet elke club heeft een 100% gelijke werking waarbij zaken eventueel nog aangevuld of verwijderd zullen dienen te worden. De in het voorbeeld opgenomen clubbenaming is uiteraard een fictief voorbeeld.
  1. Overloop het gegevensregister lijn per lijn en bekijk wat uw club wel of niet doet. Verwijder zaken die uw club niet doet en vul aan met eventuele bijkomende zaken.

Tabblad ledenadministratie :

  • Voor de rijen waar de Vlaamse Judofederatie vzw en verzekeraar ingevuld staan als ontvanger werd door ons reeds de nodige aanvulling voorzien. Clubs die zich beperken tot het verzamelen van de ledendata voor doorgave aan de VJF en de verzekering, kunnen deze rijen gewoon volledig overnemen. Zelf hebben wij de voorlopige bewaartermijn voor leden-gegevens op 20 jaar na lidmaatschap bepaald en zo opgenomen in het voorbeeldregister. Wij zijn van mening dat deze termijn genoodzaakt is in het kader van huldigingen, kyugraadregistratie.
  • Elke club dient in functie van bv. doorgave info aan gemeente of stad de voorbeeldlijnen te checken en de gegevens aan te passen inzake specifieke doorgave en bewaringstermijn.
  • Clubs die bijkomend nog aparte excelfiles, uitgedrukte lijsten, fotomateriaal of enige andere persoonsgebonden data bijhouden zullen dit apart dienen te vermelden.  Wij dachten hier bv. aan de aanleg van een clubpatrimonium en hebben dit als voorbeeld voorzien in de tool. 

Tabblad promotie-PR :

  • Indien de club zich beperkt tot het louter doorgeven van ledeninfo n.a.l.v. initiaties neemt zij enkel deze rijen in de voorbeeldtool over.
  • Clubs die een facebookgroep hebben of een eigen nieuwsbrief verspreiden, overlopen het voorbeeld van de nieuwsbrief en de facebookgroep en vullen aan zoals gebruikt in hun club. De VJF-nieuwsbrief valt hier niet onder en wordt in het eigen VJF-register opgenomen daar deze onder de verantwoordelijkheid van de VJF valt.
  • Clubs die jaarlijkse uitstappen, eetfestijnen en dergelijke organiseren dienen hier ook verder nazicht en eventuele aanpassing of aanvulling te voorzien.

Tabblad competitie :

  • Inschrijvingen van eigen clubwedstrijden worden door clubs vaak nog op papier, eigen digitale lijstjes en dergelijke bijgehouden. Clubs die dit doen, bekijken de eerste lijnen in dit tabblad, passen aan en/of vullen bij.
  • De rijen in verband met inschrijven en deelnemen aan externe wedstrijden mogen integraal overgenomen worden gezien deze o.a. de inschrijvingen via het inschrijvingssysteem van de VJF omvatten. Wel is het belangrijk dat uw club in geval zij ook nog deelnemen aan andere externe wedstrijden waarbij een langere bewaringstermijn in voege is, dit in aparte rijen extra te vermelden.

Tabblad sportieve voorbereiding :

  • Clubs dienen te bekijken of zij info bijhouden over aanwezigheden van leden op trainingen, resultaten n.a.l.v. vorming,  en hiervoor de nodige aanvullingen/aanpassingen in de ondersteuningstool te voorzien.
  • Indien uw clubleden deelnemen aan stages, dient u de rijen m.b.t. stage op te nemen. Indien u deelneemt aan stages VJF en zich beperkt tot het bewaren van de info tot max. 2 weken na de stage, kan u de rijen integraal overnemen.
  • Vul eventuele andere clubactiviteiten die u (al dan niet vanuit de aangereikte voorbeelden) nog verder onderneemt verder aan.
  1. Vanuit het gegevensregister kan u gemakkelijk de privacyverklaring verder uitschrijven. In het voorbeeld dat wij u aanreiken hebben wij via opmerkingen een aantal zaken aangebracht die uw extra aandacht vergen :

Open voorbeeld privacyverklaring op maat van de judoclub

  1. Afsluiten van de verwerkersovereenkomst

Het is belangrijk voor je club om zich in te dekken dat de gegevens die je club opvraagt en doorgeeft aan andere verwerkers (= de kolom ontvangers in het gegevensregister) op een correcte "GDPR-compliant"-wijze worden gebruikt. Om dit te kunnen garanderen zijn er 2 mogelijkheden :

a) het opstellen van een overeenkomst. Hiervoor kan de modelovereenkomst die het Dynamo Project ter beschikking stelt worden gebruikt (zie https://www.dynamoproject.be/document/002-tools-gdpr-op-maat-van-je-spor...)

b) Checken of de ontvanger initiatieven heeft ondernomen om in zijn gebruikersvoorwaarden een clausule rond het "GDPR-compliant zijn" heeft opgenomen.

De VJF voorziet in de loop van de komende weken :

  • verder onderzoek naar de concrete aanpassing van de inschrijvingsformulieren voor initiatie en aansluiting. Veel clubs werken hier reeds jaren op een digitale manier. Wij bekijken of het volstaat om deze manier van werken blijvend op te vangen via onze reglementering waarvan jullie dan evt.  de nodige uittreksels in jullie clubreglementen kunnen opnemen
  • een publicatie van haar privacyverklaring
  • opname van de privacyverklaring in het huishoudelijk reglement van de VJF waardoor opgevangen kan worden dat er geen overeenkomst met de leden-clubs dient afgesloten te worden

De VJF onderzocht tevens of haar (club)partners waarmee gegevens worden uitgewisseld zich reeds GDPR-compliant stelden.
Hieronder het resultaat van de reeds afgeronde zaken :

  • De bedrijven waarmee de VJF samenwerkt in het kader van het beheer van de ledendatabase, het inschrijvingssysteem, de hosting, de VJF-website alsook diverse drukwerken stelden zich reeds GDPR-compliant
  • De uitwisseling van informatie m.b.t. aangiftes ongevallen gebeurt rechtstreeks tussen de club (via Extranet) en het lid - de verzekeringsmaatschappij.  Er dient door de club evenwel geen overeenkomst afgesloten te worden met onze verzekeringsmaatschappij Ethias. In de relatie die ontstaat door het onderschrijven van de verzekeringsovereenkomsten heeft Ethias de hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke. Bij het beheer en de uitvoering van de verzekeringsovereenkomst bepaalt Ethias het doel en de middelen van de verwerking van de persoonsgegevens. De verzekerden zullen in de privacyverklaring van Ethias kunnen kennis nemen van de gegevens die Ethias verwerkt, hoe dit gebeurt…, welke rechten ze kunnen uitoefenen enz…Hierin komt o.m. ook aan bod : de bewaring van de gegevens.
  • De VJF gebruikt net zoals veel clubs diverse grote andere gegevensverwerkers voor het beheren van bevragingen, het versturen van nieuwsbieven of het uitwisselen van info via social media. Het Dynamo Project onderzocht voor ons de afgelopen weken reeds welke grote gegevensverwerkers ondertussen GDPR-compliant zijn : lees volledige info (lijst wordt regelmatig verder geupdated dus raadpleeg deze zeker de komende weken.)

Hou er rekening mee dat er de komende weken en maanden nog verdere aanpassingen zullen kunnen gebeuren m.b.t. bepaalde onderdelen van het register. In voorkomend geval zullen wij dit zeker verder communiceren.

Sylvie De Graeve
adminstratief coördinator
 

 

Sponsors

Sponsors